Microsoft SharePoint je velmi výkonný nástroj pro správu dokumentů a spolupráci. A je možné, že jej používáte, aniž byste si to uvědomovali. Většina firemních zákazníků si SharePoint platí v rámci Microsoft 365 v balíčcích Basic a vyšších. Pokud využíváte Teams, využíváte SharePoint — je to základní „páteř“ Teamsu pro ukládání dokumentů.

Určitě jste si někdy říkali když už něco platím, tak z toho chci dostat maximum. A právě proto má mnoho firem zájem o naši pomoc, aby výhody tohoto mocného nástroje mohly pochopit a uchopit. SharePoint má totiž jednu nevýhodu. Umí toho tolik, že jej jen málokdo umí nastavit tak, aby firmě skutečně vyhovoval. Je skvělým nástrojem nejen jako interní úložiště, ale i pro výměnu dat a kolaboraci s externími dodavateli.

Jak jsme pomohli elektrotechnické výrobní firmě zkrotit zmatek v souborech

V minulém roce nás tento zákazník oslovil s žádostí o pomoc s nastavením SharePointu pro potřeby firmy. Cílem bylo nástroj správně nastavit tak, aby zaměstnanci mohli sdílet mezi sebou a se zákazníky manuály a servisní historii. Dalším požadavkem bylo nemít data na dvou (či více) místech, a moct ze stejného úložiště sdílet jak interně, tak externě.

Zákazník má několik oddělení a každé oddělení pracovalo s určitými dokumenty — a jak to tak bývá, každé oddělení mělo přístup jen k některým dokumentům a složkám. Někdo mohl editovat, někdo mohl pouze číst. Soubory se chaoticky sdílely v mailech, jedno úložiště, druhé úložiště… a bylo nutné s tím něco udělat. Zároveň chtěl poskytovat dokumenty pro své externí uživatele (zákazníky) bez nutnosti přeposílání či duplicitního nakládání s dokumenty. Zároveň však bylo nemyslitelné, aby měl externí uživatel jakýkoliv přístup do intranetu zákazníka.

S nastavením SharePointu bojoval zákazník zhruba dva roky, ale v duchu hesla „když už něco platím, tak z toho chci dostat maximum“ se nechtěl myšlenky vzdát. Jelikož s námi spolupracoval v rámci jiných oblastí IT, oslovili nás, zda bychom byli schopni pomoci i s tímto. Po krátké analýze a návrhu řešení jsme se pustili do práce. Celý proces proběhl hladce a vlastně velmi rychle:

• Interakce k pochopení potřeb zákazníka — myšlenková mapa, vytyčení cíle a výstupu.
• Nastavení testovacího prostředí a vytvoření základního schématu provozu.
• Testování na úrovni jednotlivých oddělení.
• Sběr zpětné vazby od zaměstnanců, dílčí úpravy.
• Ostré nasazení a poskytnutí podpory, zákazník si SharePoint nyní již spravuje sám

A je velmi spokojen. Neduplikují se mu data a vše má přehledně jeden zdroj s jasně nastavenými právy.

Pokud hledáte výkonný nástroj na správu dokumentů, tak se na chvíli zastavte. Už ho pravděpodobně používáte a pomůžeme ho zkrotit i vám.